Самоменеджмент на удаленке: как работать эффективно и не выгорать

Удаленная работа в том режиме, как она устроена сейчас у многих, может существовать пару недель. Но мало у кого есть опыт продолжительной удаленной работы. Из-за этого люди могут начать выгорать, будет снижаться эффективность.

Например, люди начали больше работать, мы даже по себе это видим. Сложно оторваться от задач, потому что нет границ между личной жизнью и работой. Это решается постоянным напоминанием отложить компьютер и запретом на отправку сообщений коллегам после определенного времени. Главное, что может помочь, — это правильная расстановка задач и установка промежутков времени для работы. Ниже обсудим, что может помочь работать на удаленке с удовольствием и быстрее адаптироваться.

Для продолжительной и качественной дистанционной работы вам придется сбалансировать все важные сферы вашей жизни. Для этого важно:

Договориться с собой, основные направления работы:

Работая удалённо, очень важно создать себе такую среду и пространство, где возможно сосредоточиться и не отвлекаться ни на что так долго, как может позволить формат работы. А также продумать, что будет поддерживать твою энергию на высоте.
Управление отвлекающими факторами
1) Отключение уведомления на телефоне и компьютере и блокировка отвлекающих сайтов. Значительно улучшить качество внимания поможет отключение большинства уведомлений на гаджетах. Кроме этого важно закрепить правила коммуникации в команде: по каким вопросам и с какой срочностью реагирования хотите использовать почту; когда используете чат; в каком случае и каком формате совершаются звонки; когда и в каком формате вы собираете видео-конференции.

2) Организация статусов во время рабочего дня:
1. Определи время для погружения в решение конкретной задачи и дай знать другим, что сейчас ты не сможешь отвлекаться, указав это в статусе. Назначать совещания, общение, обсуждения по различным темам заранее. Важно выделить в календаре время на то, чтобы переключиться и актуализировать информацию перед предстоящим разговором.
2. Определить и обозначить другим доступность для вопросов, консультаций, решения проблем. Кроме этого, важно договориться какой статус будет означать, что в данный момент отвлекать можно.

Управление временем

Многие люди, переходящие на удалённый формат работы, сталкиваются с иллюзией, что без коллег и отвлекающих факторов офиса продуктивность резко вырастет, и могут не вполне реалистично оценивать объём задач. Очень важно не обманывать себя такими ожиданиями и понимать, что времени не станет больше и управлять им важно качественно.
Организация времени начинается с вопроса «зачем оно вам?», то есть определение целей и расстановка приоритетов.


1) Планируй неделю, а не день. Чётко сформированный список приоритетов и задач недели позволяет более реалистично оценить ресурсы, вовремя увидеть потенциальные временные риски и принять меры. Кроме этого, наличие прописанного списка задач на неделю положительно сказывается на мотивации и снижает уровень тревожности.

2) Расстановка приоритетов. Работая удалённо важно формировать для себя посильные цели на день, достижение которых будет означать, что самое главное выполнено. Тут может быть полезно выделить топ-3 главные задачи дня, которые ни в коем случае нельзя перенести на следующий день.

3) Используй техники планирования для того, чтобы систематизировать и привести в порядок свои дела.

4) Баланс работы и жизни. У не привыкших к такому режиму часто стирается грань между рабочим и личным пространством, что приводит к выгоранию и, как следствие, ошибкам и потере мотивации. Важно убеждаться в том, что рабочий ритм не отличается от того, который был в офисе. Должны быть и перерывы, и еда, и отдых. Работай по принципу подход-отдых.

Вот пара лайфхаков:
Начинай работать утром в одно и то же время
Учитывай свои биоритмы, пики работоспособности, при планировании выполнения задач. Раздели все время суток на несколько «кучек»: рабочее время, обслуживающее время (то время, что требуется для подготовки к выполнению задач, к встрече и др) и бросовое время (когда мы менее всего эффективны).
Организация рабочего пространства
Самое важное, о чём нужно помнить – это то, что даже рабочие места в офисах люди адаптируют по своему усмотрению. Дома на организацию рабочего пространства будут влиять еще и факторы домашних привычек и условий.
1) Качественное интернет-подключение и мобильная связь, доступ к розеткам. Первое и самое важное - в том месте, где вы планируете организовать рабочее пространство, должна прекрасно работать мобильная связь и не должно быть сложностей с интернет-подключением. Как правило, надежды на то, что мобильный интернет выдержит нагрузку дистанционного сотрудника, не оправдываются. Кроме этого, важно заранее продумать доступ к розеткам или обзавестись переходными устройствами и удлинителями.

2) Проветриваемое помещение с нормальным уровнем освещения и шума
При работе офлайн свежесть воздуха в помещении и уровень освещённости, в open-space регулируют выделенные службы или сервисы офиса, а сами сотрудники не всегда об этом задумываются. При организации домашнего офиса важно проверить, что вам будет достаточно света и есть возможность усилить освещённость светильником или лампой.
Отдельного внимания заслуживает шум. Очень важно трезво оценить реалии, и при уровне шума выше комфортного (перфоратор соседей, плачущие дети и даже шумная улица за окном) проявить заботу о себе и минимизировать вредные воздействия. Это можно делать с помощью шумоподавляющих наушников, музыкального фона, берушей.

3) Возможность воспроизведения привычных паттернов рабочего места. Человек, который привык работать сидя за офисным столом, в кресле-пуфике с бόльшей степенью вероятности будет сталкиваться со сложностями в поддержании концентрации. Человек, которому для комфортной работы важно иметь свободный стол и большое количество документов под рукой, неизбежно будет работать медленнее за маленьким столиком. Сам по себе переход к новому формату работы – большой стресс, все привычные автоматизмы, поддерживающие в работе важно попытаться сохранить.
Энергия для работы и жизни
Энергия для работы и жизни
Работая удалённо, многие люди сталкиваются с явлениями гиподинамии и повышенной усталости за счёт монотонного характера работы и отсутствия естественных перерывов и разминок, которые так или иначе есть в очном формате работы в офисе. Грань между работой и личной жизнью стирается. Важная задача руководителя – управлять собственной энергией на удалённой работе и научить этому свою команду.
Поиск «батареек» — задача сугубо индивидуальная. Что хорошо для одного человека, может быть совершенно неприемлемо для другого. Найти свой баланс можно только экспериментируя, осваивая новые виды деятельности, время от времени выходя за пределы своей зоны комфорта.
Простейший метод борьбы с выгоранием — это избежание перегрузок. Но как их избежать в условиях все более обостряющейся конкуренции? Давай разберем, что делать, чтобы накапливать энергопотенциал и профилактировать выгорание.

Что наращивает энергопотенциал

Поддержание базового баланса
Регулярно проверяй, насколько часто ты пополняешь источники энергии: еда, сон, физическая нагрузка, общение с близкими или друзьями. Если ты каждую неделю откладываешь тренировку или встречу с друзьями из-за работы, то ты уменьшаешь уровень заряда своей батарейки. Планируй отдых заранее, как рабочие встречи и выполнение задач. Физическая энергия – это основа нашей продуктивности и хорошего самочувствие.

Хобби
Как давно ты делал что-то для своего удовольствия, а не пользы? Переключение на то, что вас наполняет и вдохновляет, даёт нам возможность ясно видеть рабочую ситуацию и чувствовать себя удовлетворёнными и отдохнувшими, а также наполняет творческими идеями. Подойдут любые хобби или занятия, которые бодрят и приносят удовольствие, радость и интерес.

Спрашивай себя каждый день: «Как я себя чувствую?»
Умение замечать состояние и корректировать в моменте, снижает влияние стресса на организм. Заведи себе привычку в течение дня задавать вопрос: «Как я сейчас?» и «В чём я нуждаюсь?»
Вставай из-за рабочего места, чтобы пройтись и встряхнуться. Попей воду, глубоко вдохни и посмотри в окно, чтобы успокоить мысли. Даже простые действия помогают снимать напряжение.

Регулярная рефлексия
Отслеживать приближающееся эмоциональное выгорание помогает регулярная рефлексия (самоанализ) — анализ недели, месяца или другого периода. Выбери тихое место в выходной и задай себе вопросы: «Что с моей нагрузкой, её много или мало? Если много, то могу ли я делегировать часть задач?», «То, что я сейчас делаю – какой в этом смысл, важно ли это сейчас?».
Ответы на эти вопросы помогут определить, какие изменения нужно внести в расписание следующей недели, чтобы откорректировать состояние и снизить угрозу.

Отслеживайте напряжение в моменте
Медитация и практики осознанности формируют навык замечать состояние и чувствовать себя в моменте. Те, кто постоянно практикуют, замечают снижения тревожности и обращают внимание на телесные ощущения.
Если ты не знаком с техниками, то начните с базовой медитации: сядь, как тебе удобно, выпрямь спину, но не слишком напрягайся из-за этого. Наблюдай за своим дыханием, ощущениями от него в теле, например, как движется воздух через нос или как поднимается живот. Когда ты замечаешь, что отвлекся на мысли — плавно возвращай внимание назад к ощущениям.

Будь благодарны себе за хорошую работу.
Радуйся и отмечай собственные достижения. А также отмечай заслуги коллег. Как можно работать через удаленку, делать крутые проекты, достигать классных результатов и не вознаграждать себя за достигнутые успехи? Это неправильно! Реализовал крутецкий и выгодный проект - порадуй себя. Создай дополнительный комфорт для реализации будущих проектов, например, купи новый ноутбук или оборудуй удобное рабочее место. К примеру, можно приобрести удобное кресло для работы. Чем более комфортной будут условия труда, тем более мотивированными ты будешь в процессе выполнения дальнейших задач.

Договориться с близкими

Когда у одного из членов семьи так сильно меняется формат работы, это не может не оказывать влияния на всех остальных. Особенно трудно, если в семье есть дети, которым сложно понять, что такое удалённая работа, почему родители дома и почему их нельзя отвлекать.
Разделение территории
В ситуации, когда часть домашнего пространства становится рабочим местом, очень важно, чтобы все остальные члены семьи были в курсе этого факта. Если рабочим пространством является часть общей территории, а не отдельный кабинет, важно проговорить это и попросить учитывать в своём планировании этот факт. Особенно такое территориальное разделение важно в ситуации, когда дома работают сразу два руководителя команд, работающих дистанционно.

Визуализация графиков

Очень важно проговорить с членами семьи временные рамки, когда ты являешься руководителем дистанционной команды, а когда уже снова мужем или женой. Запасы терпения ограничены, а установка «Не отвлекайте меня, пожалуйста, я работаю» не может распространяться на всё твое время. Если в семье два удалённо работающих взрослых, то имеет смысл сформировать общий график, на котором чётко видно: кто, в какое время, чем занят, насколько в доступе.

Взаимное уважение

В ситуации домашней работы важно очень бережно относиться к границам членов семьи, понимать, что они тоже вынуждены трансформировать свой график и учитывать ваши интересы. Поэтому с твоей стороны должно быть уважение их границ, графиков, потребностей и желаний. Важно не забывать благодарить, проговаривать возникающие вопросы и спорные ситуации и самому подавать конструктивный пример.

Формирование договорённостей

Очень важно проговорить с членами семьи временные рамки, когда ты являешься руководителем дистанционной команды, а когда уже снова мужем или женой. Запасы терпения ограничены, а установка «Не отвлекайте меня, пожалуйста, я работаю» не может распространяться на всё твое время. Если в семье два удалённо работающих взрослых, то имеет смысл сформировать общий график, на котором чётко видно: кто, в какое время, чем занят, насколько в доступе.

Наделение ответственностью

Очень важно проговорить с членами семьи временные рамки, когда ты являешься руководителем дистанционной команды, а когда уже снова мужем или женой. Запасы терпения ограничены, а установка «Не отвлекайте меня, пожалуйста, я работаю» не может распространяться на всё твое время. Если в семье два удалённо работающих взрослых, то имеет смысл сформировать общий график, на котором чётко видно: кто, в какое время, чем занят, насколько в доступе.

Позитивное подкрепление и геймификация

В ситуации, когда создаётся новая система внутри привычного домашнего образа жизни, очень важно продумать факторы мотивации не только для сотрудников своей команды, но и для своих детей. Это может быть персонифицированное время, проведённое в интересных для ребёнка занятиях. Дети помладше могут включиться в игру с накопительной системой баллов за соблюдение договорённостей, например, за тишину, и с призом в финале дня, недели или месяца.

«Детские» перерывы между блоками работы

Ребёнок не может занимать себя самостоятельно бесконечно, но на небольших интервалах – это вполне посильно. Поэтому важно встроить в режим удалённой работы качественное время, которое ты проводишь с детьми между задачами, чтобы минимизировать дефицит общения. Помимо пользы для детей, это ещё помогает как профилактическая мера от выгорания и чувства вины.

«Секретные» знаки для встреч и важных периодов

Очень важно обозначить детям интервалы, когда ты совершенно не в доступе: у тебя конференц-кол с командой, звонок с клиентом и прочее. Таких интервалов не должно быть очень много, и они должны быть чётко промаркированы. Для этого можно использовать «секретные» знаки: повязанный шарфик или платок, флажок, стикер на мониторе или двери и прочее. Соблюдение режима тишины в такие интервалы важно позитивно подкреплять или включать в геймификацию, чтобы постепенно это становились нормой.

Договоритесь с коллегами

Смотри советы здесь.