Управление дистанционной командой: советы для руководителей

Особенности управления распределённой командой


Руководители привыкают, что если сотрудник усердно что-то делает с 9 до 18, то он хорошо работает. Но на деле так контролируется только процесс. На удаленной работе у тебя есть отличная возможность контролировать не процесс, а результат.

Как перестать волноваться и начать управлять удаленной командой?
Для начала верни себя в состояние доверия к сотрудникам.
Если ты будешь постоянно думать, работает ли сотрудник достаточно эффективно, работает ли он вообще и как сделать его работу еще более эффективной, то совсем скоро все твое время и силы будут расходоваться только на контроль.
Ты погрязнешь в микроменеджменте или, хуже того, начнешь все делать вместе, а потом и вместо команды.

При работе с удаленной командой лучше всего работает формула:
доверие + грамотное управление = эффективность

«Я не вижу своих сотрудников, как я могу понять, что они работают, а не играют в FIFA?»

руководитель
руководитель
... который перешел на удаленную работу
При работе с удаленной командой лучше всего работает формула:
доверие + грамотное управление = эффективность

Давай рассмотрим процесс управления командой на удаленной работе.

Давай рассмотрим процесс управления командой на удаленной работе.






Процесс управления на удаленке не будет отличаться от стандартного управленческого цикла.

Подробности о цикле ты можешь прочитать здесь в разделе «Функции руководителя». Как же организовать работу команды:
Постановка задач
Сколько сотрудник тратит времени на ту или иную задачу? Где была поставлена задача? Как понять, когда она выполнена?

Чтобы получить ответы на эти вопросы, достаточно следовать этим шагам:

1. Используй единое пространство для задач или таск-менеджер, например, Jira, Trello, Notion. При постановке задаче обязательно задай вопрос сотруднику – как он понял задачу?
2. И убедись, что она принята к исполнению.
3. Не забывай использовать алгоритмы для постановки задач, например, задача может быть поставлена по SMART или по проблеме.
Не забывай контролировать выполнение задач (подробнее об этом в блоке контроль).

В итоге ты придешь к такой же системе, как и в офисной работе. Различие будет только в инструментах коммуникации:
● задача ставится в таск-менеджере или устно в звонке,
● вы договариваетесь о сроке,
● а по истечению срока ты контролируешь выполнение задач и так по кругу.

Если до этого твоя команда не работала в едином таск-менеджере поначалу участникам может быть сложно делать это постоянно. Тут тебе поможет время и системность, а далее выработается привычка. Единое информационное пространство и пул принятых задач помогут тебе убедиться в том, что все говорят на одном языке.
Контроль выполнения задач
Самое важное в контроле – сфокусироваться не на времени работы сотрудника (работает 8 часов и больше), а на результате (что именно он сделал за сегодня).
Важно соблюдать баланс доверия и контроля.

В онлайн для каждой коммуникации с сотрудником тебе нужно запланировать встречу и выбрать:
● вид встреч (индивидуальная или групповая, оперативная встреча по уточнению деталей, встреча по задачам на неделю и пр.)
● частота встреч
● техническое решение для проведения встречи –zoom, skype, slack.

Например, твой план контроля команды может выглядеть так:
1. Ежедневная встреча, где сотрудники расскажут о задачах на день.
2. Коммуникация в slack по актуализации списка выполненных задач каждый вечер от каждого участника команды.
3. Индивидуальная встреча с сотрудником по его проектам. Частоту встреч определите сами. Рекомендуем встречаться не реже 1 раза в месяц.

Установи правила, например, договорись с сотрудниками, что все встречи вы проводите с видеосвязью, а после определенного времени не пишете в чаты по несрочным рабочим вопросам, чтобы переключиться на отдых перед следующим рабочим днем.
Мотивация на выполнение задач
Мотивация удаленного сотрудника особенно важна и основной инструмент для этого – индивидуальные встречи.Проводи индивидуальные встречи регулярно, как минимум, раз в 3-4 недели.На этих встречах необходимо:
●давать обратную связь по работе – обозначить что сделано хорошо, в чем можно улучшить.
●хвалить и поддерживать сотрудника.
●уточнять про настроение и процесс работы – успевает ли сотрудник отдыхать и как восстанавливает силы?
●интересоваться - справляется ли он с задачами, нужна ли ему помощь?

При дистанционном общении теряется невербальный компонент - эмоции, мимика, движение тела и т.д. Поэтому обязательно используй видеосвязь.Удаленной команде также нужны общие собрания: все участники проекта должны понимать: куда движется компания, какие есть сложности и что позволит команде быть эффективнее.Ниже ты увидишь варианты взаимодействия для повышения мотивации:
1.Очень важна прозрачность. Сотрудники должны понимать, что происходит в компании. Назначай общие онлайн-встречи команде, чтобы рассказать новости компании/отдела/направления, рассказать о новом проекте в связке с миссией компании.
2.Не забывай о похвале, позитиве и внимании.Раньше можно было отметить работу сотрудника «между делом» или у кулера, теперь для этого нужно специально выделять время.
3.Можно создавать неформальные встречи.
Например «Кибер кофе» на 10-15 минут, где вы обменяетесь новостями и поговорите на нерабочие темы. Это поможет компенсировать офисные походы за кофе. Такие встречи лучше назначать на время перерыва или после работы.
4.Организуйте еженедельный дайджест внутри вашей команды.Например, в slack. Делитесь успехами, интересными решениями и реализованными проектами за неделю.
5.Следи за Life-work balance сотрудников.Это особенно важно на удаленной работе. Так как есть большой риск, что сотрудники будут засиживаться допоздна, перерабатывать и выгорать.

Упражнение:
Попробуйте начинать общую встречу с хороших действий и результатов сотрудников. При подготовке к такому митингу вспомните за что можно похвалить каждого
Подробнее об инструментах руководителя можно прочитать здесь, о мотивации - здесь.

Построение коммуникаций

Построение коммуникаций


Мы уже говорили о том, что в режиме удаленной работы особенно важно создавать условия для коммуникации.По некоторым исследованиям до 60% информации человек получает из невербальной коммуникации (мимики, жестов, взглядов, поз) и твоя задача восполнить эти 60% через доступную и понятную систему.Ниже ты увидишь общие рекомендации по коммуникациям с удаленной командой:
Будь на связи
Прежде всего, оставайтесь на связи. Если это возможно, установи себе и команде рабочую почту и мессенджеры с рабочим группами на домашний компьютер/смартфон, так вы не потеряете контакт с коллегами, если будет проблема с удаленным доступом.
Неформальность
В мессенджерах и переписках с коллегами (где это допустимо) старайся писать менее формально. Перед отправкой перечитай свое сообщение, не оставляет ли оно тревожного ощущения сухости или даже недовольства?
Помни, что у поколения Z ответ «ок» ассоциируется со скрытой агрессией. Это может привносить в общение дискомфорт, ощущение потери контакта и даже доверия друг к другу.
Чёткая структура
На дистанционной работе как никогда велик риск неверной интерпретации письма/сообщения. Поэтому коммуникация должна быть не только позитивна, но и четко структурирована. Чтобы напомнить себе правила деловой переписки можешь пройти наш курс Деловая переписка.
Когда созвон лучше
Если у тебя есть ощущение, что письмо может быть понято неправильно - лучше созвонись с командой/сотрудником до или после отправки письма и поясни идею.
Формально vs. неформально
Разделяй неформальное и формальное общение. Например, сделай группу в WhatsApp или Telegram для неформального общения, а группу в Slack для обсуждения рабочих задач, где каждый может задать вопрос или что-то уточнить.
Лучше один раз увидеть
И, конечно, используй видеосвязь как на командных встречах, так и на встречах с сотрудниками.
Что еще можно сделать для структурирования коммуникаций?

Составь расписание встреч для себя. А затем назначь в Outlook встречи всем участникам процесса.

Что может включать твое расписание встреч:
Ежедневные утренние встречи.
На них можно обсудить распределение задач, планы на день, вопросы, которые касаются всей команды, обменяться мыслями и идеями. Это помогает сотрудникам чувствовать, что все они вовлечены в общий процесс. Длительность - не превышает 15-20 минут, всё коротко и по делу.

Еженедельные встречи.
Можно использовать для того, чтобы подвести итог прошедшей недели и выстроить планы на будущую. Длительность такой встречи до 30 минут.

Ежемесячная встреча.
Мероприятие для оценки полученных результатов за месяц работы, который сложился из всех дней и недель. Продолжительность до 1 часа.

Проводи регулярные встречи один на один
На них ты с сотрудником обсуждаешь его результаты за прошедшую неделю и планы на следующую. Если команда небольшая, ты можешь проводить такие встречи с каждым сотрудником.

Внеплановые встречи.
Нужно учесть, что существуют собрания для решения срочных или насущных вопросов. Собираются, проводятся и заканчиваются они довольно быстро.

И, конечно, в онлайне продолжают действовать правила проведения очных встреч.

Готовься ко встрече.
Вникни в тему или погрузись в задачу заранее. Распиши небольшой план встречи.

Фиксируй результаты каждой встречи.
Фиксируй сам или делегируй эту задачу.

Минуты позитива на совещаниях.
Шутки, неформальное общение и вопросы обсуждение нерабочих вопросов хорошо отражаются на атмосфере в коллективе.


Упражнение:
Попробуй начать утреннее совещания с предложения, чтобы сотрудники рассказали, что хорошего случилось в их жизни за прошедшую неделю. Да-да. Всегда можно найти что-то хорошее.

Частые сложности распределённых команд

Недопонимание
Если твоя команда состоит из разных специалистов, ты скорее всего всего столкнёшься с разным видением задач и ситуаций между сотрудниками. Различия приводят к тому, что между людьми возникает недопонимание. Конечно, общая цель объединяет людей, и они научатся понимать друг друга, но на это может потребоваться время.
Трудности сбора
Часто у членов распределённых команд нет единого рабочего расписания – различается занятость, режим доступности, да и обедать они ходят в разное время.

Что делать?
Поясняйте свою позицию. Важные моменты записывай и рассылай команде – цель проекта или основные показатели эффективности, задачи, основные результаты – и проси дать обратную связь. Потрать время и убедись, что тебя правильно поняли.
Неэффективные совещания
Даже на обычных совещаниях сотрудники пытаются продолжать работать над своими задачами или проверять почту. В случае распределённой команды возможностей отвлечься от совещания ещё больше – никто ведь не видит!
Участники теряют фокус, конструктивного и быстрого взаимодействия не получается. И чем дольше длится совещание – тем сильнее члены команды стремятся заняться чем-то полезным.

Что делать?
Разошли всем повестку заранее и ограничь время совещания. Наличие рамок и вопросов, на которых можно сконцентрироваться, позволяет не терять фокуса команды и по максимуму использовать время совещания.

Ещё больше советов по проведению встреч ты найдёшь здесь.
Длительные совещания
Распределённые команды склонны дольше проводить встречи. Время тратится на подключение к сервису, обмен файлами в ходе обсуждения, технические трудности и прочее.

Что делать?
Сократи время встречи, заранее проверь канал коммуникации и сообщи коллегам о встрече. Озаботься обучением коллег работе с ним.
Информационная перегрузка
Очень часто члены распределённых команд жалуются на избыток информации. Это связано с софтом, которым мы пользуемся для работы. Чтобы обеспечить нормальную работоспособность удалённые сотрудники постоянно пользуются мессенджерами, тайм-трекерами, почтовым клиентом, календарём, файлообменником и ещё множеством разных программ. Они постоянно сигнализируют о чём-то – в чаты приходят сообщения, напоминания, уведомления об открытии и закрытии общих файлов, не говоря уже о всякого рода ненужной информации. Потерять фокус очень легко.

Что делать?
Во-первых – ограничь количество каналов связи, к которым «подключён» отдельный сотрудник. Во-вторых – обсуди с коллегами «почтовую этику» и правила взаимодействия. Договорись не писать много маленьких писем, чаще созванивайтесь, пиши более ясные и проработанные сообщения.
Скрытые конфликты
Конструктивные конфликты случаются в любой команде – и это хорошо! Но в распределённых командах руководителю сложно заметить и оперативно разрешить конфликт – ведь внешние признаки конфликта будут не заметны до тех пор, пока они сами не решат его эскалировать. К тому времени может быть уже слишком поздно.

Что делать?
Если ты руководитель – будь особенно внимателен во время групповых звонков. Кроме того, постарайся регулярно разговаривать с членами своей команды один на один. Узнай, что их беспокоит и что они чувствуют. Это поможет тебе выявить проблему как можно раньше.
Полезные материалы для руководителя
Здесь собраны материалы из управленческих школ Тинькофф.

(доступно только из корпоративной сети)
Выстраивание процессов
Лонгрид, который поможет тебе наладить процессы в команде и в дальнейшем самостоятельно углублять знания о процессах.
Организация работы удалённых IT-команд
Запись вебинара с директором облачного ТЦР Ивана Романова по организации работы удалённых IT-команд.
➤ Как можно контролировать сотрудников, если нет СКУДа.
➤ Нужна ли видеосвязь при созвонах.
➤ Сколько раз нужно созваниваться с командой, чтобы контролировать целевые показатели.

(доступно только из корпоративной сети)
Удалённая работа в Тинькофф
Запись вебинара Альбины Камалетдиновой
➤ Рецепты со созданию удаленной команды от Альбины
➤ Почему правила должны быть едины
➤ Для чего разговаривать с сотрудниками на языке бизнеса
➤ Как понять, что люди не теряют вовлеченность на удаленке

Чек-листы и опыт других организаций

Чек-лист руководителя
Чтобы ничего не забыть при организации удалённой работы для своей команды.
Чек-лист онлайн-встречи
Чтобы выжать максимум из встреч.
Памятка от HR " Как поднять настрой команде"
Проверенный практики от твоих HR бизнес-партнёров.
Опыт других
Чтобы перенять лучшие практики руководителей других компаний.